نرم افزار تدارکات آیسان تک یکی از اجزای اصلی و مهم نرمافزارهای زنجیره تأمین است که با هدف بهینه سازی، مدیریت موثر و شفاف فرآیندهای خرید در سازمانها طراحی شده. این سیستم جامع تمامی مراحل خرید، از ثبت درخواستهای اولیه تا انتخاب تأمین کنندگان، صدور سفارشات خرید و دریافت کالا را به صورت سازماندهی شده پوشش میدهد. عملکرد این نرمافزار کمک میکند تا سازمانها بتوانند از انباشت بیش از حد کالا جلوگیری کنند و در عین حال فرآیند تولید را بدون توقف پیش ببرند.
نرمافزار مدیریت خرید و تدارکات آیسان تک با اتصال به ماژولهای مختلف مانند حسابداری، انبار، دریافت و پرداخت، امکان کنترل دقیق مراحل خرید، ردیابی سفارشها، همخوانی با سیاستهای خرید سازمان و محاسبه بهای تمام شده کالا و خدمات را فراهم میآورد. همچنین اطلاعات مالی مرتبط را با دقت بالا در اختیار واحدهای مرتبط قرار داده و در نهایت به صورت یکپارچه مدیریت مالی و خرید را تسهیل میکند.
نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات آیسان تک
سیستم خرید و تدارکات خارجی ERP آیسان یکی از ابزارهای کلیدی برای کسب و کارها به ویژه در صنایع تولیدی به شمار میآید که برنامه ریزی دقیق برای تامین مواد اولیه و کالاها را تسهیل میکند. این نرمافزار به مدیران کمک میکند تا نیازمندیهای سازمان را مدیریت کرده، فرآیندهای فروش، تولید و منابع مالی را هماهنگ سازند و کیفیت محصولات و خدمات را ارتقاء دهند. سیستم جامع خرید و تدارکات آیسان تک، به عنوان یکی از زیرسیستمهای ERP، تمامی مراحل از خرید گرفته تا کنترل کیفیت، مدیریت تأمین کنندگان و اتصال با انبار را در بر میگیرد.
این نرم افزار تدارکات با ایجاد ارتباط یکپارچه با سیستمهای مالی و دیگر بخشهای سازمانی، به بهینه سازی فرآیند خرید و کنترل دقیق هزینهها کمک میکند. استفاده موثر از چنین سیستمی نیازمند دسترسی به نرمافزاری پیشرفته و کاملا هماهنگ است که بتواند تمامی جزئیات را به درستی مدیریت کند.
این نرمافزار فرآیندهای مرتبط با خرید سازمان را با دقت بالا و به صورت سیستماتیک مدیریت کرده و درخواستها و نیازهای واحدهای گوناگون را با بهترین کیفیت و در کوتاهترین زمان ممکن پوشش میدهد. علاوه بر این، با صدور فاکتورهای خرید، عملیات مرتبط با انبار و حسابداری نیز به صورت خودکار انجام میشود. این نرم افزار تدارکات بهطور کامل با بخشهای مختلف سازمان نظیر سیستم حسابداری، خزانهداری، انبار و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یکپارچه است و عملکرد روان و هماهنگی بین تمامی واحدها را تضمین مینماید.
مزایای سیستم مدیریت خرید در سازمانهای تولیدی
نرمافزار مدیریت خرید ابزاری برای کاهش هزینهها، زمان و خطاها است که جریان کلی خرید، از ثبت درخواست تا پرداخت نهایی، را خودکار و شفاف میکند. این نرمافزار با ارائه گزارشهای دقیق و متمرکز، تصمیم گیری را تسهیل کرده و انطباق با مقررات را تضمین میکند.
ویژگیها و مزایا:
- کنترل و ردیابی کامل: امکان مستندسازی و ردیابی تمامی مراحل خرید با نرم افزار تدارکات بدون خطا و حذف هزینههای غیرضروری.
- کاهش زمان خرید: سیستمهای خودکار باعث تسریع فرآیند خرید تا ۵۰ درصد و تضمین تأمین به موقع میشوند.
- مستندسازی متمرکز: نگهداری سوابق در یک بستر متمرکز برای ارائه یا ممیزی در هر زمان.
- تصمیم گیری بر پایه داده: ارائه گزارشهای جامع و تحلیل دادهها برای انتخابهای مطمئن.
- هماهنگی با مقررات: تطابق کامل فرآیندها با آیین نامههای قانونی سازمان.
- کاربری آسان: رابط کاربر پسند برای یادگیری سریع و بدون پیچیدگی.
با وجود مزایای متعدد، هنوز بسیاری از سازمانها از چنین ابزارهایی بهره نبردهاند، در حالی که استفاده از آن میتواند تا ۱۰ درصد هزینهها و ۳۰ درصد زمان مصرفی را کاهش دهد.
امکانات نرم افزار خرید و تدارکات آیسان تک
مدیریت خرید:
سیستم با ایجاد گردشهای خرید منطبق بر آیین نامه داخلی، فرآیندها را به طور دقیق به مأمورین خرید مربوطه واگذار میکند. این رویکرد شفافیت در مسئولیتها را افزایش داده و پیگیری امور را تسهیل میکند. امکان ثبت اطلاعات مربوط به استعلامها، پیش فاکتورها، مناقصات و تعیین برنده در خریدهای کلان فراهم است. این قابلیتها فرآیند انتخاب تأمین کننده را با دقت و مطابق با مقررات قانونی انجام میدهند. علاوه بر این، درخواستهای خدمت نیز قابل ثبت است و میتوان آنها را به لیست خرید افزود تا مدیریت کالا و خدمات به شکلی هماهنگ صورت گیرد.
کنترل و نظارت:
نرم افزار تدارکات با تنظیم سطوح دسترسی براساس نقش هر شخص، اطمینان حاصل میکند که تنها افراد مجاز به اطلاعات سیستم دسترسی دارند. همچنین کاربران میتوانند در هر لحظه وضعیت درخواستهای خود را مشاهده کنند، که این امر موجب شفافیت بیشتر شده و نیاز به تماسهای متعدد برای دریافت اطلاعات را برطرف میکند.
مستندسازی داخلی:
ویژگی مستندسازی داخلی به سازمانها امکان طراحی فرمهای چاپی متناسب با نیازها و ساختار اختصاصیشان را میدهد. این فرمها پس از ذخیره و بایگانی، با الزامات اداری مطابقت یافته و به نظم دهی فرآیندهای داخلی کمک میکنند.
انعطاف پذیری و شخصی سازی:
قابلیت افزودن فیلدهای خاص به فرمها و تعریف سیاستهای خرید متنوع در نرم افزار خرید و تدارکات این امکان را فراهم میکند تا نیازهای منحصر به فرد سازمانها، بدون نیاز به تغییرات کلی در سیستم، پوشش داده شود.
مدیریت تأمین کنندگان:
با ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع از تامین کنندگان کالا و خدمات، دسترسی سریع و جامع به سوابق و اطلاعات آنها ممکن شده است. قابلیت نگهداری سوابق همکاری، ارزیابی عملکرد تامین کنندگان و دسته بندی آنها براساس حوزه فعالیت یا نوع کالا یا خدمت، تصمیم گیریهای آینده را آگاهانهتر و دقیقتر میکند. فیلترها و قابلیت جستجوی پیشرفته به کاربران کمک میکنند تا با بهرهگیری از معیارهای سازمانی مناسبترین گزینه را انتخاب کنند. امکان افزودن تأمین کنندگان نامناسب به لیست سیاه نیز مانع از همکاری مجدد با آنها خواهد شد.
یکپارچگی سیستمی:
نرم افزار تدارکات با صدور درخواست خرید مبتنی بر اطلاعات موجودی انبار یا نقطه سفارش، از کمبود کالا جلوگیری کرده و تداوم عملیات را تضمین میکند. ثبت خودکار رسید انبار و فاکتور توسط مامور خرید، خطاهای احتمالی را کاهش داده و ارتباط میان فرآیندهای خرید و انبار را مستحکمتر میسازد.
همچنین صدور اسناد حسابداری به صورت فردی یا گروهی امکان پذیر بوده که هماهنگی با واحد مالی را سادهتر میکند. ارتباط مستقیم با نرمافزارهای بودجه و اعتبارات، تطبیق هزینهها با سقفهای تعیین شده را تضمین کرده و از طریق اتصال به نرمافزار قراردادها، روند مدیریت خریدهای قراردادی به شکل کارآمدتری کنترل میشود. همچنین گزارشهای جامع وضعیت درخواستها در نرم افزار تدارکات امکان پایش در لحظه و تصمیم گیری دقیقتر را فراهم میآورند.
گزارش گیری پیشرفته:
این ماژول امکان دریافت گزارشهای جامع یا پارامتریک قابل تنظیم را برای مدیران فراهم میکند. بدین ترتیب هر شاخص یا دادهای متناسب با نیاز سازمان قابل بررسی و تحلیل خواهد بود.
سایر مزایا و امکانات نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات آیسان تک
- امکان تعیین خودکار بازهی قیمتهای پیشنهادی متناسب با پیمانکاران
- قابلیت تعریف چارت سازمانی برای استفاده در ارجاعات داخلی سیستم
- تعریف آیین نامههای داخلی مخصوص هر سازمان به ویژه برای شرکتهای خصوصی
- قابلیت ارجاع، پاراف نویسی، یادداشت گذاری، پیگیری روند کارها و موارد مشابه
- تعریف دورههای مربوط به کمیسیون معاملات
- ارتباط با سایر نرمافزارها از طریق پروتکلهای استاندارد Web Service
- ارسال پیامک و ایمیل به صورت مستقیم از داخل سیستم به کاربران
- امکان تعریف سطوح دسترسی با جزئیات دقیق و قابل کنترل
- ثبت اسناد ضمانت شرکت در مناقصات از طریق نرم افزار تدارکات
- ثبت جلسات و کمیسیونها همراه با هشدارهای لحظهای برای یادآوری اتفاقات مهم
- ارائه انواع فرمتهای صورتجلسات که به صورت پیشفرض موجود یا قابل ویرایشاند
- درج مشخصات کامل فروشندگان و امکان تعریف انواع مختلف آنها
- گروه بندی فروشندگان، تکمیل اطلاعات کامل کالاها و دسته بندی آنها
- فراهم سازی شرایط و فیلدهای سفارشی روی اسناد تدارکاتی براساس نیازهای خاص کسب و کار
- بایگانی سفارشات قبلی همراه با امکان ثبت، نگهداری و ارائه گزارش عملکرد
- حذف نیاز به حضور فیزیکی پیمانکاران در مراحل مختلف از خرید اسناد تا انعقاد قرارداد.
نکات کاربردی هنگام خرید نرم افزار تدارکات
در فرآیند انتخاب یک سیستم مدیریت خرید، نکات و معیارهای متعددی وجود دارند که باید به دقت مورد بررسی قرار گیرند.
عملکرد خودکار در نرمافزار مدیریت خرید
از ویژگیهای کلیدی یک نرمافزار مدیریت خرید ساده و کارآمد، عملکردهای خودکار آن است. قابلیتهایی مانند صدور خودکار فاکتورها و ایجاد اعلانهای خودکار برای تمامی ذینفعان مرتبط نقش مهمی در بهبود کارایی دارند. این عملکرد خودکار میتواند ارتباط بین خریدار و فروشنده را سادهتر کند. برای مثال، شما میتوانید سفارش خرید ثبت کنید و نرمافزار به طور خودکار درخواست خرید را برای تایید به مسئول مربوطه ارسال کند. پس از تایید، درخواست به صورت خودکار به فروشنده ارجاع داده میشود.
دسترسی به کاتالوگهای جامع
یکی دیگر از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزار تدارکات، امکان دسترسی به مجموعهای کامل و جامع از محصولات مورد نیاز شرکت یا تیم شما است. نرمافزار مناسب باید این قابلیت را فراهم کند تا شما بتوانید به راحتی کالاها و خدمات مورد نیازتان را پیدا کنید و بخرید.
امکان مدیریت بودجه
یک سیستم مدیریت خرید ایدهآل نه تنها نباید بودجه شما را تحت تاثیر منفی قرار دهد، بلکه باید به شما کمک کند تا آن را بهتر مدیریت کنید. به عبارت دیگر، قیمت مناسب نرمافزار تنها یکی از عناصر مهم است؛ بلکه این ابزار باید توانایی سازگاری با شرایط بودجهای مختلف را داشته باشد و فرآیند بودجه بندی را برای کسب و کار شما تسهیل کند.
چرا خرید نرم افزار تدارکات آیسان تک برای مدیریت خرید انتخابی هوشمندانه است؟
- کاهش هزینههای عملیاتی از طریق حذف فرایندهای دستی و افزایش بهرهوری کارکنان
- بهبود شرایط قیمت گذاری و بهرهگیری از تخفیفهای تأمین کنندگان با تحلیل دقیق عملکرد آنها برای انجام خریدهای بهینه
- مدیریت بهتر موجودی و کاهش هزینههای نگهداری از طریق پیشگیری از انباشت غیرضروری و مواجهه با کمبودهای غیرمنتظره
- کاهش هزینههای مرتبط با پردازش سفارشات از طریق خودکارسازی فرایندها و کاهش وابستگی به نیروی انسانی اضافی
- کنترل مؤثرتر هزینهها و جلوگیری از مشکلات مالی با رعایت انضباط بودجهای سازمان
- امکان برنامه ریزی دقیقتر در فرآیندهای خرید با استفاده از تحلیل عمیق دادهها در نرم افزار تدارکات برای تصمیم گیریهای هوشمند
- مدیریت مطلوب پرداختها و کاهش هزینههای مالی با یکپارچگی کامل با سیستمهای مالی
- تسهیل و تسریع فرآیند تأیید سفارشات و تامین نیازها با رفع تاخیرهای احتمالی در روند اجرایی خریدها
- کاهش هزینههای مرتبط با نرخ ارز و امور گمرکی در خریدهای بینالمللی از طریق بهینه سازی قراردادها و مدیریت موثر هزینهها
- افزایش بازدهی سازمان و کاهش هزینههای جانبی در فرایند تامین و خرید، به لطف چرخه زمانی کوتاهتر
- شفافیت بیشتر در امور مالی و زنجیره تامین برای کاهش تعداد تقلبها و ارتقای نظارت بر تمامی تراکنشها با استفاده از نرم افزار تدارکات
- فراهم کردن انعطاف پذیری بیشتر و تضمین مقیاس پذیری برای رشد و توسعه سازمان، بدون ایجاد هزینههای سنگین اضافی
سیستم ERP آیسان با ارائه ساختاری یکپارچه و کارآمد، امکان بهبود عملکرد سازمان را در تمامی ابعاد فرآیند خرید و تدارکات فراهم میکند.
نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات رایگان
برای انتخاب بهترین نرمافزار رایگان خرید و تدارکات برای کسب و کار خود، ضروری است به نیازها و اهداف خاص سازمانتان توجه ویژهای داشته باشید. این نرمافزار باید قادر باشد با کاهش خطاها و مدیریت بهینه موجودی کالاها، زمان انجام فرایندهای خرید و تدارکات را کاهش داده و به افزایش بهرهوری کمک کند. مهم است که نرمافزاری انتخاب کنید که علاوه بر قابلیت تنظیم و مقیاس پذیری، امکان ادغام بیدردسر با سیستمها و فرایندهای فعلی شما را فراهم سازد.
ویژگیهای کاربرپسند بودن و داشتن یک رابط کاربری ساده و جذاب از دیگر معیارهای اصلی است. همچنین حتماً به دنبال نرم افزار تدارکات و سیستمی باشید که ارائه دهنده آن خدمات پشتیبانی و آموزشی جامعی را برای رفع نیازهای سازمان شما عرضه کند. در نهایت، پیش از انتخاب نرمافزار، ارزیابی دقیقی از مزایای بلند مدت آن داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که استفاده از این ابزار منجر به بازدهی و عملکرد مثبت برای کسب و کار شما خواهد شد.
خدمات پشتیبانی 24 ساعته 7 روز هفته آیسان تک
تیم آیسان با نگاهی همدلانه و پشتیبانی مداوم، فرآیند استقرار نرمافزار را به تجربهای ساده و بدون پیچیدگی برای مشتریان تبدیل میکند. از لحظه آغاز همکاری تا زمان بهرهبرداری کامل، تیم حرفهای آیسان تک در کنار سازمانها حضور دارد تا اطمینان حاصل شود که نرم افزار تدارکات به صورت مؤثر و دقیق در جهت دستیابی به اهداف و نیازهای سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
پس از اتمام مراحل استقرار، خدمات پشتیبانی همچنان با ارائه پاسخهای سریع و خدمات بیوقفه ادامه پیدا میکند. این تعهد بینظیر باعث میشود مشتریان با احساس اطمینان و آسودگی خاطر، تمرکز خود را بر رشد و توسعه سازمانی معطوف کنند.
سوالات متداول
آیا کار با این نرمافزار سخت و دشوار است؟
خیر، نرمافزار آیسان تک با رابط کاربری ساده و فرآیندهای شفاف طراحی شده است. یادگیری کار با آن سریع و آسان است و آموزشهای کامل و کاربردی نیز برای شما و تیمتان ارائه میشود.
آیا خرید نرم افزار تدارکات برای سازمانهای خصوصی مناسب است؟
این نرمافزار قابل استفاده برای انواع سازمانها از جمله دولتی، نیمه دولتی، بانکها، دانشگاهها، شرکتهای بیمه، کارگزاریها و همچنین شرکتهای خصوصی است و نیازهای مختلف آنها را برطرف میکند.
خدمات گارانتی و پشتیبانی چگونه است؟
سیستم مدیریت خرید و تدارکات آیسان تک دارای یک سال گارانتی پشتیبانی رایگان است. پس از پایان گارانتی، میتوانید قرارداد پشتیبانی را منعقد کنید.
آیا امکان دریافت نسخه دموی رایگان وجود دارد؟
بله، پس از برگزاری جلسه معرفی و ارائه نرمافزار، در صورت نیاز، نسخه دمو به نماینده معرفی شده ارائه میشود که برای مدت زمان محدودی در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
آیا امکان طراحی گزارش اختصاصی وجود دارد؟
بله، با نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات شما میتوانید گزارشهای دلخواه خود را طراحی کنید، ستونها را انتخاب و ترتیب دهی کنید و خروجی مورد نظر را دریافت کنید.