دفترداری یک ثبت رکورد مستقیم از همه خریدها و فروش هایی است که کسب و کار شما انجام می دهد، در حالی که حسابداری نگاهی ذهنی به معنای آن داده ها برای تجارت شما است. یک حسابدار را می توان یک دفتردار در نظر گرفت، اما یک دفتردار بدون دانش مناسب نمی تواند حسابدار باشد. برای تعیین اینکه آیا به یک متخصص مالی نیاز دارید یا خیر، باید موقعیت مالی فعلی کسب و کار خود را ارزیابی کنید و نوع رشد پولی مورد نظر خود را در نظر بگیرید، سپس تصمیم بگیرید که آیا می توانید آن را به تنهایی مدیریت کنید یا خیر. حفظ امور مالی بخش مهمی از داشتن یک صاحب کسب و کار کوچک موفق است. داده‌های مالی شما باید به‌روز و دقیق باشد تا ابزارهای لازم برای تصمیم‌گیری صحیح تجاری و اجرای استراتژی‌های جریان نقدی سالم را داشته باشید. در ادامه با آیسان تک همراه باشید.
بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارها
مقدمه
همانطور که تجارت شما رشد می کند و مشتریان، فروشندگان و کارمندان بیشتری را شامل می شود، پیگیری امور مالی خود به تنهایی چالش برانگیزتر می شود. وقتی وظایف دفترداری و حسابداری کسب و کار کوچک شما بیش از حد توانایی های شما باشد، وقت آن رسیده است که کمک بگیرید. اما آیا به دفتردار یا حسابدار نیاز دارید؟ این اصطلاحات گاهی اوقات به جای هم استفاده می شوند، و ممکن است در کاری که انجام می دهند همپوشانی هایی وجود داشته باشد، اما تفاوت های مشخصی وجود دارد.
بیشتر بخوانید : سامانه مودیان و پایانه های فروشگاهی
دفترداری در مقابل حسابداری
دفترداری یک نقش اداری است که وظایف روزمره ثبت تراکنش های مالی از جمله خرید، دریافت، فروش و پرداخت را انجام می دهد. حسابداری ذهنی تر است و بینش مالی را بر اساس اطلاعات به دست آمده از داده های دفترداری آنها به صاحبان مشاغل ارائه می دهد. دفترداری برای تولید داده‌های مربوط به فعالیت‌های یک سازمان طراحی شده است. اما حسابداری برای تبدیل داده ها به اطلاعات طراحی شده است.
بیشتر بخوانید : چرخه حسابداری چیست؟
یک دفتردار چه کار می کند؟
دفترداری، به معنای سنتی، از زمانی که تجارت وجود داشته است (از حدود 2600 قبل از میلاد مسیح) وجود داشته است. وظیفه یک دفتردار نگهداری سوابق کامل از تمام پول هایی است که وارد و خارج شده است. حسابداران معاملات روزانه را به روشی ثابت و قابل خواندن ثبت می کنند. و ثبت های آنها حسابداران را قادر می سازد تا کارهای خود را انجام دهند.
بیشتر بخوانید : جریان نقدی چیست؟
وظایف دفتردار
اینها برخی از وظایف معمول دفترداری هستند:
- ثبت تراکنش های مالی
- ارسال بدهی و اعتبار
- تولید فاکتور
- مدیریت حقوق و دستمزد
- نگهداری و تعادل دفاتر، حساب ها و شرکت های تابعه
بیشتر بخوانید : جریان نقدی چیست؟
یکی از وظایف اصلی یک دفتردار، نگهداری دفتر کل است، که سندی است که مبالغ حاصل از فروش و رسید هزینه را ثبت می کند. دفتر کل می تواند از نظر پیچیدگی، از یک برگه کاغذ گرفته تا نرم افزارهای حسابداری تخصصی برای ردیابی ورودی ها، بدهی ها و اعتبارات آنها متفاوت باشد.
بیشتر بخوانید : تعریف حسابداری مشاغل
مزایای یک دفتردار
استخدام یک دفتردار برای تشکیل پرونده و مستند سازی سوابق مالی کسب و کار شما چندین مزیت دارد. در اینجا چند مورد را بررسی خواهیم کرد.
- خدمات سازمانی
- هزینه کمتر
- ارزیابی مستقیم
بیشتر بخوانید : نرم افزار حسابداری چیست
خدمات سازمانی:
دفترداران می توانند به شما در پیگیری و سازماندهی اسناد و گزارش های مالی خود کمک کنند. اگر بعداً تصمیم به استخدام یک حسابدار گرفتید، دفتردار شما قبلاً سوابق دقیق و جمع آوری شده ای از کسب و کار شما را برای ارجاع خواهد داشت که به طور بالقوه در هزینه های حسابدار صرفه جویی می کند.
هزینه کمتر:
دفترداران معمولاً نسبت به حسابداران هزینه کمتری برای خدمات خود دریافت می کنند. مقدار مشخص بسته به مقدار پرونده و اسناد مورد نیاز شما متفاوت است.
ارزیابی مستقیم:
در حالی که حسابداران تجزیه و تحلیل های دقیق ارائه می دهند، یک دفتردار می تواند به شما نگاهی مستقیم به وضعیت مالی کسب و کارتان بدهد.
بیشتر بخوانید : ذخیره سازی ابری چیست
یک حسابدار چه کار می کند؟
یک حسابدار داده های مالی را که یک دفتردار ثبت می کند تجزیه و تحلیل می کند و بر اساس آن اطلاعات، بینش های مهم تجاری و توصیه های مالی را در اختیار صاحبان مشاغل قرار می دهد.
بیشتر بخوانید : سامانه مودیان مالیاتی چیست
وظایف حسابدار
برخی از وظایف معمول حسابداری عبارت اند از:
- بررسی و تجزیه و تحلیل داده ها
- تهیه گزارش، انجام حسابرسی و تهیه سوابق گزارشگری مالی مانند اظهارنامه مالیاتی، صورت درآمد و ترازنامه
- ارائه اطلاعات برای پیش بینی ها، روندهای تجاری و فرصت های رشد
- کمک به صاحب کسب و کار در درک تأثیر تصمیمات مالی
- تنظیم ورودی ها
فرآیند حسابداری گزارش‌هایی را تولید می‌کند که جنبه‌های کلیدی مالی کسب و کار شما را گرد هم می‌آورد. تا تصویر کاملی از وضعیت مالی شما، معنای آنها، آنچه می‌توانید و باید در مورد آنها انجام دهید و کجا می‌توانید کسب و کار خود را در آن پیش ببرید به شما ارائه دهد.
بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزارهای حسابداری جهان در سال 2023
مزایای یک حسابدار
استخدام یک حسابدار مشاغل کوچک مزایای قابل توجهی را به همراه دارد. در اینجا برخی از مزایای استخدام حسابدار نسبت به دفتردار آورده شده است.
- تجزیه و تحلیل
- تخصص
- کمک حقوقی
بیشتر بخوانید : شاخه های حسابداری
تجزیه و تحلیل:
یک حسابدار می تواند به شما یک دید جامع از وضعیت مالی کسب و کارتان، همراه با استراتژی ها و توصیه هایی برای تصمیم گیری مالی ارائه دهد. از سوی دیگر، دفترداران تنها مسئولیت ثبت تراکنش های مالی را بر عهده دارند.
تخصص:
حسابداران ملزم به تکمیل تحصیلات، گواهینامه ها و تجربه کاری بیشتری نسبت به دفترداران هستند. حسابداران اغلب تخصص بسیار ارزشمندتری را در زمینه هایی مانند مالیات و سرمایه گذاری به ارمغان می آورند.
کمک حقوقی:
حسابداران به دلیل گواهینامه ها و تخصص های خود می توانند شواهد یا اطلاعات مالی را جمع آوری کنند تا به کسب و کار شما در مقابله با هر گونه مسائل حقوقی کمک کنند. تجربه حسابداران در مورد مالیات شرکت ها نیز می تواند به کسب و کارها کمک کند تا از مشکلات مالیاتی و حقوقی جلوگیری کنند.
بیشتر بخوانید : جریان نقدینگی در مدیریت کسب و کار
آیا دفترداران حسابدار هستند؟
حسابداران عموماً برای کسب این عنوان باید دارای مدرک حسابداری یا مالی باشند. حسابداران ممکن است سمت دفتردار را نیز داشته باشند.
نرم افزار حسابداری: جایگزینی برای استخدام حسابدار یا دفتردار
نیازهای حسابداری کسب و کار شما ممکن است به تخصص عمیق یک متخصص استخدام شده نیاز نداشته باشد. همچنین ممکن است لیست هزینه های شرکت خود را تماشا کنید و به این فکر کنید که کجا هزینه ها را کاهش دهید. در هر صورت، حسابداری را خودتان مدیریت کنید یا این مسئولیت را به یک یا چند نفر از کارمندان فعلی خود محول کنید.
بیشتر بخوانید : مشاغل کوچک و 10 نکته برای مدیریت امور مالی
نرم افزار حسابداری به شما و تیم شما اجازه می دهد تا گزارش های هزینه، صورتحساب ها، موجودی و حقوق و دستمزد کسب و کار خود را به طور دقیق و کارآمد پیگیری و مدیریت کنید. برای انتخاب نرم افزار حسابداری، با در نظر گرفتن بودجه و میزان نیازهای حسابداری کسب و کار خود شروع کنید.
چه زمانی یک متخصص مالی استخدام کنیم؟
تعیین زمان مناسب برای استخدام یک حسابدار حرفه ای یا دفتردار یا تعیین اینکه آیا اصلاً به آن نیاز دارید یا خیر، می تواند دشوار باشد. در حالی که بسیاری از مشاغل کوچک یک حسابدار را به عنوان مشاور استخدام می کنند، شما گزینه های مختلفی برای انجام وظایف مالی دارید.
به عنوان مثال، برخی از صاحبان مشاغل کوچک، دفترداری خود را روی نرم افزاری که حسابدارشان توصیه یا استفاده می کند، انجام می دهند و آن را به صورت هفتگی، ماهانه یا سه ماهه در اختیار حسابدار قرار می دهند.
بیشتر بخوانید : حسابداری مدرن چیست
اگر هنوز مطمئن نیستید که آیا باید کسی را برای کمک به دفترهایتان استخدام کنید؟ در اینجا سه مورد وجود دارد که نشان می دهد زمان استخدام یک متخصص مالی فرا رسیده است:
- مالیات شما پیچیده است
- شما زمان زیادی را صرف حسابداری می کنید
- کسب و کار شما در حال رشد است
مالیات شما پیچیده است:
اگر مالیات‌های شما برای مدیریت به تنهایی پیچیده‌تر شده‌اند، با جریان‌های درآمدی متعدد، سرمایه‌گذاری‌های خارجی، کسرهای متعدد یا ملاحظات دیگر، وقت آن است که یک حسابدار استخدام کنید. یک حسابدار می‌تواند در ساعات کاری شما صرفه‌جویی کند و به شما کمک کند تا در جریان امور مهمی مانند حقوق و دستمزد، کسر مالیات و تشکیل پرونده مالیاتی باشید.
شما زمان زیادی را صرف حسابداری می کنید:
اگر زمان زیادی را صرف رسیدگی به وظایف حسابداری می کنید و نمی توانید روی رشد کسب و کار خود یا راضی نگه داشتن مشتریان فعلی کار کنید، به شرکت خود آسیب رسانده اید. اگر حسابداری را به متخصصان بسپارید و روی چشم انداز رشد خود تمرکز کنید، ممکن است در درازمدت پول بیشتری به دست آورید.
کسب و کار شما در حال رشد است:
انجام حسابداری خودتان ممکن است زمانی که کسب و کار شما کوچک است خوب باشد، اما اگر کسب و کار شما در حالت رشد قرار دارد، ممکن است زمان آن رسیده باشد که فردی را برای کمک بیاورید. می‌توانید با قراردادی با یک دفتردار شروع کنید که یک بار در ماه حساب‌ها را متعادل کند. سپس، با افزایش نیازهای دفترداری، یکی را استخدام کنید.
