نرم افزار حسابداری، تراکنش های مالی روزانه یک سازمان از جمله مدیریت دارایی های ثابت، مدیریت هزینه ها، مدیریت درآمد، حساب های دریافتی، حساب های پرداختی و… را مدیریت و ثبت می کند. یک سیستم حسابداری کامل، دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمدها و هزینه‌های سازمان را پیگیری می‌کند. سپس این تراکنش ها دفتر کل را در زمان واقعی پر می کنند. و به مدیران مالی، خزانه داران و کنترل کنندگان دسترسی فوری به داده‌های مالی دقیق و بلادرنگ را فراهم می کنند. همچنین به مالکان اجازه می دهد تا عملکرد خود را در سطح عملیاتی مشاهده کنند. در ادامه با آیسان تک همراه باشید.
بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارها
مقدمه
ثبت سیستماتیک تراکنش های مالی امکان تهیه صورت های مالی را فراهم می کند. نرم افزار حسابداری جزء کلیدی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) است. سیستم های ERP عملکردهای ضروری کسب و کار مانند حسابداری، برنامه ریزی مالی و تجزیه و تحلیل، زنجیره تامین، مدیریت موجودی و تدارکات را یکسان می کند. این برنامه‌ها به صورت بومی با یک رابط کاربری و مدل داده مشترک ادغام می‌شوند. سپس نیاز به جابجایی بین سیستم‌ها یا ادغام داده‌ها برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب و کار شما را از بین می‌برند.
بیشتر بخوانید : سامانه مودیان و پایانه های فروشگاهی
مزایای نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری برای کمک به سازمان ها در اجرای فرآیندهای تجاری روزمره خود بسیار مهم است. و به رهبران کسب و کار اجازه می دهد تا انگشت خود را روی نبض سلامت مالی شرکت خود نگه دارند.
دفتر کل و دفترچه فرعی
نرم افزار حسابداری بگونه ای طراحی شده است که ورودی های دفتر کل و ورودی های خودکار فرعی دفتر کل را بطور خودکار پر می کنند. و به مدیران مالی اجازه می دهد تا در زمان واقعی اطلاعات مالی خود را مشاهده کنند.
بیشتر بخوانید : چرخه حسابداری چیست؟
حساب های پرداختی و حساب های دریافتی
یک راه حل کامل نرم افزار حسابداری کاری بیش از یک حسابداری اساسی انجام می دهد. این امکان به سازمان ها کمک می کند تا افزونگی سوابق را کاهش دهند. بودجه بندی و پیش بینی بهتری ارائه کنند و مدیریت هزینه ها را به طور کامل و به درستی طبقه بندی کنند. علاوه بر این، ادغام یکپارچه با سیستم های بانکی را فراهم می کند. امکان حسابرسی دقیق تری را فراهم می کند و سوابق ردیابی دقیق همه دارایی ها و بدهی ها را نگه می دارد.
بیشتر بخوانید : جریان نقدی چیست؟
مدیریت پول نقد
قابلیت‌های مدیریت وجه نقد در نرم‌افزار حسابداری، موقعیت‌های نقدی دقیقی را فراهم می‌کند. فرآیند با تطبیق خودکار تراکنش‌های نقدی با صورتحساب بانکی انجام می شود. این قابلیت‌ها همچنین شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیمات نقدی به موقع را با پیش بینی خودکار وجه نقد بر اساس بدهی‌ها، مطالبات، زیر دفترچه‌های حقوق و دستمزد و تراکنش‌های خارجی اتخاذ کنند.
مدیریت دارایی
یک راه حل مدرن حسابداری به شما کمک می کند تا کل چرخه مالی دارایی ها را مدیریت کنید. داشتن این دید کامل به کسب و کارها کمک می کند تا صورت های مالی دقیق مربوط به ارزش گذاری و استهلاک را ارائه دهند.
بیشتر بخوانید : تعریف حسابداری مشاغل
مدیریت ریسک و انطباق
بهترین دفاعی که یک سازمان در برابر تقلب و دسترسی غیرمجاز کاربر دارد، نرم افزار حسابداری است. البته شرط آن داشتن امنیت داخلی، مدیریت ریسک و کنترل های حسابرسی می باشد. این کنترل‌های داخلی و تفکیک وظایف به شما کمک می‌کند تا با مقررات مطابقت داشته باشید. و به شرکت شما یک منبع امن و یکتا از حقیقت برای داده‌ها بدهید.
مدیریت درآمد
قابلیت‌های مدیریت درآمد تعبیه شده در نرم‌افزار حسابداری فرآیند استفاده از تجزیه و تحلیل را برای به حداکثر رساندن درآمد و سودآوری خودکار می‌کند.
بیشتر بخوانید : سامانه مودیان مالیاتی
گزارش و تحلیل
یک سیستم حسابداری کامل نه تنها تراکنش های مالی را ثبت می کند، بلکه شامل قابلیت های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل نیز می شود. این داشبوردهای از پیش ساخته شده به رهبران مالی کمک می کند تا سلامت مالی سازمان خود را درک کنند. و اطلاعات دقیق تر را به دست آورند. این داشبوردها متریک های مالی مهم را در زمان واقعی اندازه گیری می کنند. از جمله نسبت فعلی، نسبت سریع، نسبت بدهی به حقوق صاحبان سهام، سرمایه در گردش خالص و گردش موجودی و…
نرم افزار حسابداری – در محل یا در فضای ابری
از زمان معرفی نرم افزار حسابداری تقریباً 45 سال می گذرد. این نرم افزار از یک مدل استقرار در محل به یک مدل مبتنی بر ابر تکامل یافته است. نسل اول نرم افزار حسابداری در محل مستقر می شد. به این معنی که سخت افزار و سرورهای نرم افزار در مرکز داده یک شرکت قرار داشتند. امروزه تقاضای فزاینده ای برای نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر وجود دارد. وقتی نرم افزار حسابداری “در فضای ابری” است، به سادگی به این معنی است که برنامه به جای اینکه در محل شرکت باشد در شبکه ای از سرورهای راه دور اجرا می شود.
بیشتر بخوانید : ذخیره سازی ابری چیست
فضای ابری
ابر جایگزین مقرون به صرفه تری برای نرم‌افزار حسابداری ارائه می‌دهد. بنابراین هزینه‌های عملیاتی و هزینه‌های سرمایه را کاهش می‌دهد. زیرا نیاز شرکت‌ها را به خرید سخت‌افزار یا استخدام کارکنان IT اضافی را از بین می‌برد. بدون زیرساخت های پرهزینه برای پشتیبانی، می توان منابع را برای فرصت های نوآوری سرمایه گذاری کرد. در حالی که کارکنان می توانند به جای مدیریت IT بر فعالیت های استراتژیک تر تمرکز کنند.
انتقال نرم افزار حسابداری از داخل محل به فضای ابری
چهار مفهوم عملیاتی اصلی وجود دارد که حرکت نرم افزار حسابداری را از داخل محل به فضای ابری هدایت می کند. آنها عبارتند از:
حذف نگهداری
سیستم های نرم افزاری قدیمی نیاز به نگهداری زیادی از کارکنان و مشاوران دارند. این سیستم ها دائماً به رفع اشکال، ارتقاء و هزینه های تعمیر و نگهداری نیاز دارند. با نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر، ردیابی، تشخیص، نصب و آزمایش رفع مشکل از مشتری به فروشنده دیگر تغییر می‌کند. به جای اینکه شما به طور مداوم برای تعمیر سیستم کار کنید، سیستم به طور مداوم برای شما کار می کند.
بیشتر بخوانید : دفتردار یا حسابدار
اجتناب از نگهداری گران قیمت
نرم‌افزار داخلی به زمان، تلاش و پول زیادی نیاز دارد تا بتواند کار کند. در نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر، ارتقاء، بازیابی اطللاعات، به روز رسانی سخت افزار و پشتیبان گیری همه به عنوان بخشی از این سرویس انجام می شود.
زمان واقعی، داده های مالی دقیق
راه حل های نرم افزار حسابداری گذشته اغلب برای «انتقال دسته‌ای» معاملات از دفترهای فرعی به دفتر کل طراحی می‌شدند. نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر به طور خودکار تمام تراکنش ها را در دفتر کل پست می کند و تضمین می کند که همیشه داده های زمان واقعی را در اختیار داشته باشید.
دیگر خبری از ظروف قفسه ای نیست!
رویه قدیمی خرید مجوزهای اضافی برای کاربران آینده و پروژه های بالقوه با نرم افزار حسابداری مدرن به پایان می رسد. با استفاده از مدل اشتراک ابری، شرکت‌ها از مجوزهای مورد نیاز خود استفاده می‌کنند و با رشد، کاربران یا محصولات بیشتری را اضافه می‌کنند.
بیشتر بخوانید : شاخه های حسابداری
آینده نرم افزار حسابداری
نرم افزار حسابداری برای پاسخگویی به نیازهای دنیای دیجیتال تکامل یافته است و ابر کلید این تحول بوده است. ابر نرم افزار حسابداری پشتیبان را به یک راه حل جامع، حیاتی و یکپارچه که برای نوآوری طراحی شده است، ارتقا داده است. همانطور که شرکت ها با نیروهای مخرب جدید و فشارهای رقابتی مواجه می شوند، این سیستم های حسابداری ابری چابک و سازگار می توانند آنها را قادر به دستیابی به قدرت مالی برای آینده کنند.
بیشتر بخوانید : جریان نقدینگی در مدیریت کسب و کار
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر
داشتن یک راه حل نرم افزار حسابداری مدرن و مبتنی بر ابر به سازمان ها کمک می کند تا در اقتصاد دیجیتال رقابت کنند. این راه حل های جامع شامل قابلیت های زیر است:
گزارش گیری و تجزیه و تحلیل پیشرفته
با انجام تحلیل‌های روند تاریخی و واریانس با استفاده از معیارهای از پیش ساخته شده، دید جامعی از عملکرد مالی سازمان خود به دست آورید و سودآوری، هزینه‌ها و درآمد را بهتر درک کنید.
فناوری های نسل بعدی
برنامه‌های حسابداری مدرن و مبتنی بر ابر اغلب با فناوری‌های نسل بعدی مانند هوش مصنوعی (AI)، بلاک چین، یادگیری ماشین (ML) و دستیارهای دیجیتال تعبیه شده‌اند.
بیشتر بخوانید : مشاغل کوچک و 10 نکته برای مدیریت امور مالی
اتوماسیون
تطبیق حساب های داخلی و تطبیق تراکنش ها به سازمان ها اجازه می دهد تا روند بسته شدن مالی را به طور چشمگیری سرعت بخشند.
هزینه کل کمتر
ابر نیاز کسب و کارها را به سرمایه‌گذاری در سخت افزار، تعمیر و نگهداری، قفسه افزار و ارتقاء از بین می‌برد. به لطف سرعت و مقیاس ارائه شده توسط ابر، سازمان‌هایی که از نرم‌افزار حسابداری ابری استفاده می‌کنند، هزینه کل مالکیت را تا 52 درصد کمتر از مشتریان داخلی تجربه می‌کنند.
مقیاس پذیری فوق العاده
همانطور که شرکت ها رشد می کنند، نرم افزار مدیریت مالی آنها باید این توانایی را داشته باشد که به سرعت و به راحتی در بازارها، مناطق جغرافیایی و محصولات مقیاس بندی کند. مراکز داده ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری ابری به گونه ای مهندسی شده اند که سرعت، عملکرد، امنیت و مقیاس بی نظیری را ارائه می دهند.
بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزارهای حسابداری جهان در سال 2023
از هر جایی کار کنید
نرم افزار حسابداری ابری به حسابداران، کنترل کننده‌ها، خزانه داران و مدیران ارشد مالی اجازه می‌دهد تا به برنامه در هر دستگاه تلفن همراه با اتصال به اینترنت، از لپ‌تاپ گرفته تا گوشی‌های هوشمند دسترسی داشته باشند، و بخش‌های مالی را قادر می‌سازد که از هر کجا، در هر زمان و در هر دستگاهی به طور ایمن کار کنند.
چرخه به روز رسانی
نرم‌افزار های ابری با به روزرسانی های خودکار ارائه می‌شوند. که به مشتریان امکان می‌دهد از افزایش اتوماسیون و ویژگی‌های بیشتر استفاده کنند.
بازیابی فاجعه
پروتکل های امنیتی تعبیه شده در نرم افزار حسابداری ابری بسیار گسترده تر و مدرن تر از سیستم های داخلی هستند. ارائه دهندگان نرم افزار ابری به طور مرتب از داده های شما در سرورهای مختلف نسخه پشتیبان تهیه می کنند. و این خطر را کاهش می دهند که دزدی، آتش سوزی یا بلایای طبیعی بتوانند نمونه سیستم و اطلاعات شما را به خطر بیندازد.
استانداردهای انطباق
سازمان های امروزی به چیزی بیش از نسخه دیجیتالی حسابداری با صفحات گسترده نیاز دارند. فراتر از ثبت تراکنش‌ها، نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر به تیم‌های مالی کمک می‌کند تا نظارت امانتداری خود را حفظ کنند. خطاهای حسابداری را کاهش می دهند، چرخه‌های صورتحساب را کوتاه کنند، قوانین مالیاتی و الزامات نظارتی در حال تغییر را رعایت کنند و جریان نقدی را بهینه کنند.
مدیریت ریسک
همانطور که پول در سراسر سازمان ردیابی و مدیریت می شود، سیستم های حسابداری باید به محافظت از داده های مهم در برابر سرقت، کلاهبرداری و سایر شرارت های جنایی کمک کنند. راه حل‌های مدیریت مالی مبتنی بر ابر شامل مدیریت ریسک و انطباق است. بنابراین شرکت‌ها می‌توانند از این قابلیت‌ها فراتر از مسیرهای حسابرسی و بررسی خطا استفاده کنند تا شامل تفکیک وظایف و انتصاب نقش‌ها به مسئولیت‌ها در سراسر شرکت باشد.
بیشتر بخوانید : حسابداری مدرن چیست
جمع بندی
حسابداری ابری دیگر فقط آینده نیست، بلکه فناوری است که کسب و کارها باید از هم اکنون استفاده کنند تا از فعالیت در شرایط نامناسب رقابتی جلوگیری کنند. مزایای نرم افزار حسابداری ابری مشابه سایر برنامه‌های کاربردی ابری است، اما بسیار مهم‌تر است، زیرا امور مالی اساس هر کاری را که یک کسب و کار انجام می‌دهد تشکیل می‌دهد. اداره یک شرکت بدون اطلاعات مالی دقیق و در زمان واقعی مانند رانندگی با ماشینی بدون نشانگر سوخت است. به همین دلیل است که یک سیستم حسابداری مبتنی بر ابر امروزه سرمایه گذاری بسیار مهمی برای کسب و کارها است.
