چرخه حسابداری چیست؟

چرخه حسابداری هشت مرحله اساسی دارد. مراحل تضمین می کنند یک کسب و کار وظایف حسابداری خود را به طور دقیق انجام می دهد. این فرآیند را به صورت ماهانه، سه ماهه یا سالانه بر اساس تعداد دفعاتی که شرکت شما به گزارش های مالی نیاز دارد، انجام دهید. شرکت ها می توانند مراحل فرآیند حسابداری را متناسب با مدل کسب و کار و رویه های حسابداری خود تغییر دهند. در ادامه با آیسان تک همراه باشید.

بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کارها

مقدمه

کسب و کارها هنگام تهیه صورت های مالی، یک سری مراحل دقیق را انجام می دهند. این مراحل برای تبدیل داده های مالی اولیه به گزارش های منسجم، کامل و دقیق طراحی شده اند. این فرآیند سیستماتیک چرخه حسابداری نامیده می‌شود و به تسهیل گزارشگیری مالی برای صاحبان مشاغل کمک می‌کند. ما در ادامه هشت مرحله اصلی درگیر و اینکه چگونه بهترین نرم افزار حسابداری این فرآیند را خودکار می کند، آورده ایم.

بیشتر بخوانید : سامانه مودیان و پایانه های فروشگاهی

چرخه حسابداری چیست

چرخه حسابداری یک فرآیند جامع است که برای تسهیل مسئولیت های مالی یک شرکت طراحی شده است. این فرآیند مسئولیت های یک حسابدار را به هشت مرحله اساسی برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و ثبت اطلاعات مالی تقسیم می کند. فرآیند چرخه به عنوان یک دستورالعمل روشن برای تکمیل دقیق وظایف حسابداری عمل می کند. چرخه حسابداری یک فرآیند کل نگر است که معاملات یک کسب و کار را از ابتدا تا انتها ثبت می کند. فرآیند به کسب و کارها کمک می کند سازماندهی شده و کارآمد بمانند. این چرخه تمام حساب‌ها، اعتبارات، بدهی‌ها، ورودی‌های ، صورت‌های مالی شرکت و بسته شدن دفتر را در بر می‌گیرد.

بیشتر بخوانید : جریان نقدی چیست؟

هدف اصلی چرخه حسابداری حصول اطمینان از ثبت دقیق و انعکاس صورت‌های امور مالی در طول دوره حسابداری است. این چرخه مانند یک چک لیست است که باید پس از پایان دوره حسابداری تکمیل شود. یک کسب و کار می تواند این فرآیند را بر اساس تعداد دفعات نیاز شرکت به گزارش های مالی انجام دهد.

اصلاح چرخه حسابداری

شرکت‌ها همچنین مراحل چرخه حسابداری را برای تطبیق با مدل‌های تجاری و رویه‌های حسابداری خود تغییر می‌دهند. یکی از تغییرات عمده با توجه به نوع روش حسابداری که یک کسب و کار استفاده می کند انجام می شود. شرکت ها ممکن است از حسابداری نقدی یا حسابداری تعهدی استفاده کنند یا بین حسابداری تک ورودی و دو ورودی یکی را انتخاب کنند.

بیشتر بخوانید : نرم افزار حسابداری چیست

حسابداری دو طرفه برای شرکت هایی ایده آل است که تمام گزارش های حسابداری اصلی، از جمله ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد و صورت سود و زیان را ایجاد می کنند.

بیشتر بخوانید : سامانه مودیان مالیاتی

مراحل چرخه حسابداری

در ادامه نگاهی دقیق به هشت مرحله در این چرخه می انداریم.

1.شناسایی و تجزیه و تحلیل معاملات در طول دوره حسابداری

یک کسب و کار چرخه حسابداری خود را با شناسایی و جمع آوری جزئیات مربوط به معاملات در طول دوره حسابداری آغاز می کند. هنگام شناسایی یک تراکنش، باید تأثیر آن را تعیین کنید. معاملات شامل هزینه ها، تملک دارایی، استقراض، پرداخت بدهی، بدهی های تحصیل شده و درآمدهای فروش است.

بیشتر بخوانید : ذخیره سازی ابری چیست

2.ثبت معاملات را در یک روزنامه

گام بعدی این است که تراکنش‌های مالی خود را به‌عنوان نوشته‌های روزنامه در نرم‌افزار حسابداری یا دفتر کل ثبت کنید. برخی از شرکت ها از فناوری نقطه فروش مرتبط با دفترهایشان استفاده می کنند و مراحل یک و دو را با هم ترکیب می کنند. با این حال، برای کسب و کارها ضروری است که هزینه های خود را پیگیری کنند. نوع و روش حسابداری شما تعیین می کند که چه زمانی هزینه ها و درآمدها را شناسایی می کنید. برای حسابداری تعهدی، تراکنش های مالی را در صورت وقوع شناسایی خواهید کرد. از سوی دیگر، حسابداری نقدی شامل جستجوی معاملات در هر زمان که پول نقد تغییر می کند، می شود.

بیشتر بخوانید : دفتردار یا حسابدار

حسابداری دوطرفه پیشنهاد می کند که هر معامله را به عنوان اعتبار یا بدهی در مجلات جداگانه ثبت کنید تا ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد و صورت سود و زیان مناسب حفظ شود. از سوی دیگر، حسابداری تک ورودی بیشتر شبیه مدیریت دسته چک است. به چندین ورودی نیاز ندارد اما در عوض یک گزارش موجودی می دهد.

3.ارسال معاملات به دفتر کل

هنگامی که تراکنش ها در روزنامه ثبت می شوند، به دفتر کل نیز ارسال می شوند. دفتر کل یک جنبه حیاتی از حسابداری است که به عنوان رکورد اصلی تمام تراکنش های مالی عمل می کند. دفتر کل فعالیت های مالی حساب های مختلف را تجزیه و تحلیل می کند تا بتوانید حساب های مالی مختلف شرکت را پیگیری کنید. حساب نقدی تا حد زیادی مهم‌ترین حساب در یک دفتر کل است، زیرا تصویری از پول نقد موجود در هر زمان ارائه می‌دهد.

بیشتر بخوانید : شاخه های حسابداری

4.تراز آزمایشی تعدیل نشده – چرخه حسابداری

در حالی که مراحل چرخه حسابداری قبلی در طول دوره حسابداری اتفاق می‌افتد، شما پس از پایان دوره و شناسایی، ثبت و ارسال همه تراکنش‌ها، مانده آزمایشی تعدیل نشده را محاسبه می‌کنید. موجودی آزمایشی به شما ایده ای از موجودی تعدیل نشده هر حساب می دهد. سپس چنین تعادلی برای آزمایش و تجزیه و تحلیل به مرحله بعدی منتقل می شود.

ایجاد تراز آزمایشی تعدیل نشده برای یک کسب و کار بسیار مهم است، زیرا کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که کل بدهی ها با کل اعتبارات در سوابق مالی شما برابر است. اگر کسب و کارها این کار را نکنند، چیزی یا گم شده است یا نادرست است. این مرحله به طور کلی ناهنجاری‌ها را شناسایی می‌کند، مانند پرداخت‌هایی که ممکن است فکر می‌کردید جمع‌ آوری شده‌اند و صورت‌ حساب‌هایی که فکر می‌کردید تسویه شده‌اند اما در واقع اینطور نبوده‌اند.

بیشتر بخوانید : جریان نقدینگی در مدیریت کسب و کار

صرف نظر از سناریو، موجودی آزمایشی تنظیم نشده، تمام اعتبارات و بدهی های شما را در یک جدول نمایش می دهد. در مرحله بعدی، بررسی خواهید کرد که چه چیزی اشتباه بوده است.

5.تجزیه و تحلیل کاربرگ برای شناسایی خطاها

مرحله پنجم چرخه حسابداری شامل تجزیه و تحلیل کاربرگ های شما برای شناسایی ورودی هایی است که نیاز به تنظیم دارند. از آنجایی که هر تراکنش به عنوان اعتبار یا بدهی ثبت می شود، این مرحله مستلزم اطمینان از برابری کل موجودی اعتبار و مانده بدهی است. جدای از شناسایی خطاها، این مرحله به تطبیق درآمد و هزینه در هنگام استفاده از حسابداری تعهدی کمک می کند. هر گونه مغایرت باید با انجام تنظیمات برطرف شود که در مرحله بعد اتفاق می افتد.

بیشتر بخوانید : مشاغل کوچک و 10 نکته برای مدیریت امور مالی

6.تنظیم  ورودی های روزنامه برای رفع خطاها

هنگامی که دوره حسابداری به پایان می رسد، ورودی های مجله را برای رفع اشتباهات و ناهنجاری های یافت شده در طول تجزیه و تحلیل کاربرگ تنظیم می کنید. از آنجایی که این مرحله نهایی قبل از ایجاد صورت های مالی است، باید همه چیز را با کمک تراز آزمایشی تنظیم شده جدید دوباره بررسی کنید.

7.ایجاد و تولید صورت های مالی

هنگامی که شرکت تمام ورودی های تعدیل را انجام داد، صورت های مالی را ایجاد می کند. اکثر شرکت ها ترازنامه، صورت سود و زیان و صورت جریان نقدی را ایجاد می کنند. ترازنامه و صورت سود و زیان رویدادهای تجاری در آخرین چرخه حسابداری را نشان می دهد. اکثر کسب و کارها صورت جریان نقدی تولید می کنند. در حالی که اجباری نیست، اما به پیگیری جریان نقدی کسب و کار شما کمک می کند.

بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزارهای حسابداری جهان در سال 2023

این صورت های مالی مهم ترین نتیجه چرخه هستند و برای هر کسی که علاقه مند به مقایسه تجارت شما با دیگران است، بسیار مهم است. آنها همچنین برای صاحبان مشاغل بسیار ارزشمند هستند. تفسیر صورت‌های مالی به شما کمک می‌کند تا از امور مالی خود آگاه باشید و استراتژی‌های رشد را طراحی کنید.

8.بستن دفاتر دوره – چرخه حسابداری

آخرین مرحله در چرخه ، ثبت پایانی با نهایی کردن هزینه‌ها، درآمدها و حساب‌های موقت در پایان دوره حسابداری است. این مرحله شامل بستن حساب های موقت، مانند هزینه ها و درآمد، و انتقال درآمد خالص به حساب های دائمی مانند سود انباشته است. پس از بستن دفاتر، صورت های مالی تولید شده یک تحلیل عملکرد جامع برای بازه زمانی ارائه می کند. سپس چرخه برای دوره گزارش جدید دوباره شروع می شود. این نقطه زمان خوبی برای ثبت اسناد و برنامه ریزی برای دوره حسابداری بعدی است.

دوره زمانی چرخه حسابداری

دوره حسابداری یک کسب و کار به عوامل متعددی از جمله الزامات گزارشگیری خاص و مهلت های آن بستگی دارد. بسیاری از شرکت ها دوست دارند عملکرد مالی خود را هر ماه تجزیه و تحلیل کنند، در حالی که برخی دیگر بر گزارش های فصلی یا سالانه تمرکز می کنند.

بیشتر بخوانید : حسابداری مدرن چیست

تفاوت چرخه حسابداری و چرخه بودجه

چرخه حسابداری با چرخه بودجه یکسان نیست. در حالی که یک چرخه حسابداری بر روی رویدادهای یک دوره خاص تمرکز دارد و از گزارش دقیق تراکنش های مالی اطمینان می دهد، چرخه بودجه با عملکرد آتی مرتبط است و به برنامه ریزی معاملات آتی کمک می کند. چرخه حسابداری به تولید اطلاعات مفید برای کاربران خارجی مانند سهامداران و سرمایه گذاران کمک می کند، در حالی که چرخه بودجه به طور خاص برای مدیریت داخلی استفاده می شود.

خودکارسازی چرخه حسابداری با نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری به خودکارسازی چندین مرحله در چرخه کمک می کند. و به شما امکان می دهد تاریخ چرخه را مشخص کنید تا گزارش ها را به صورت خودکار دریافت کنید. نادرستی ها را شناسایی کنید و گزارش ها را به راحتی تطبیق دهید. بسته به ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری، حسابداران، دفترداران و صاحبان مشاغل نیازی به مداخله یا انجام دستی برخی از مراحل چرخه حسابداری ندارند. حتی اگر نرم‌افزار حسابداری در پشت صحنه برای انجام وظایف چرخه حیاتی کار می‌کند، باز هم برای صاحبان کسب‌وکار و حسابداران درک فرآیند و رعایت ضرب ‌الاجل‌ها ضروری است.